Todos hemos trabajado en equipo en línea, pero ¿lo estamos haciendo bien?
Las herramientas de colaboración en línea son servicios que nos permiten comunicarnos, interactuar y trabajar en conjunto con otras personas sin importar donde se encuentren en todo momento.
Su uso se ha vuelto cotidiano al realizar una videollamada con otra persona, una videoconferencia para tener una reunión de trabajo, compartir un proyecto o un archivo en el que colaboran otras personas; sin duda, esto ha permitido a las organizaciones tener más flexibilidad para continuar trabajando de manera sostenida y efectiva, a las personas mayor agilidad para desarrollar sus actividades y labores incrementando su productividad sin importar su ubicación.
Son muchos los beneficios asociados a estas herramientas de colaboración, pero es importante tener en cuenta que estas herramientas al interactuar varias personas en ellas, pueden suponer un riesgo como una intervención no deseada, pérdida de datos, o fuga de información confidencial por eso es crucial utilizarlas de forma segura.
Para usar con seguridad este tipo de aplicaciones, debemos de tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Usar siempre las versiones actualizadas de las aplicaciones
- Cuando sea posible, crear y solicitar contraseña para la reunión
- Enviar la invitación a la reunión directamente a los participantes
- Si no es necesario, apagar por defecto el micrófono y la cámara de los asistentes
- Utilizar la sala de espera, permitir el acceso solo a los participantes
- Si la reunión será grabada, informar a los participantes
- No permitir a los participantes compartir pantalla por defecto
- Bloquear el acceso a la reunión una vez que todos los participantes se hayan unido
- Conectarse solo a redes confiables y estables
Con estas recomendaciones, seguramente podrás seguir haciendo uso de las plataformas y agregando cada vez más beneficios al trabajo colaborativo en línea.
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